Gestion de crise : comment Stratenet réagit face au covid-19

Comment gérer une période de crise dans votre entreprise ?  Pour de nombreuses entreprises, le confinement est une situation difficile à gérer : craintes et angoisses des collaborateurs, difficultés économiques, incertitudes face à l’avenir. Bien que très peu réjouissante, cette situation présente tout de même l’avantage de nous permettre à tous de tirer des leçons de vie tant sur le plan professionnel que personnel. 

Ainsi, quelles leçons peut-on tirer de ce temps de crise ? Comment envisager l’avenir ? 

Pour répondre à ces questions, cet article vise à vous exposer  comment nous avons vécu cette période exceptionnelle chez Stratenet et plus précisément :

• Quel a été l’impact du coronavirus sur notre agence Stratenet et notre adaptation face à l’imprévu ;
• Le retour d’expérience d’une stagiaire en confinement. 

L’agence Stratenet et son adaptation face à l’imprévu 

Notre organisation en interne 

Les temps de crise sont certes déconcertants et poussent nombreux d’entre nous à des comportements négatifs et de replis. Pourtant, de tels obstacles sont aussi une opportunité pour grandir et évoluer. 

Chez Stratenet, au lieu de ne voir que le négatif, nous avons plutôt essayé de tirer des enseignements de la situation de crise. Principalement, le confinement a permis à l’agence d’user de cette période pour optimiser au mieux son fonctionnement en interne et, plus précisément, pour évaluer et tester son mode d’organisation de travail à distance. 

Dans l’agence Stratenet,  nous avons organisé notre travail à distance de telle manière à ce que toute notre équipe reste en communication régulière afin que toutes ses activités quotidiennes s’opèrent de manière optimale et sans interruption. Ainsi, tout l’enjeu du bon fonctionnement de l’agence pendant cette période de crise a reposé sur sa capacité à poursuivre ses activités aussi bien internes qu'externes, et ce, de manière aussi efficace que lorsqu'elle fonctionne en présentiel. 

Pour ce faire, nous avons utilisé conjointement divers outils pour optimiser notre organisation en interne : 

• Teamwork : 

Cette solution logicielle de gestion du travail intégrée permet à notre agence d’assurer le suivi des différents projets de nos clients. Plus encore, il permet de travailler de manière plus agile via la possibilité d’organiser les différentes tâches de notre équipe en sprints tout en suivant de manière précise le temps et l’accomplissement de celles-ci. 

• Slack : 
  

Cet outil de communication est celui que nous utilisons pour échanger entre membres de l’équipe. 

• Google Drive :
  

Un outil de base que nous utilisons pour travailler de manière collaborative sur tous les projets de nos clients. 

• Zoom Meeting :
  

Cet outil de visioconférence permet de réaliser nos meetings d’équipes réguliers. Nous l’utilisons également pour échanger avec nos clients dans le cadre de la gestion et du développement à distance de leurs divers projets. 

Notre astuce organisationnelle de confinement : le Check-in meeting ! 

Chaque matin, nous prenons le temps de nous entretenir tous ensemble pendant 15 minutes. Ce moment nous permet de nous organiser tous ensemble autour d’objectifs communs. Aussi, il nous permet de nous aligner sur la journée de travail que nous nous apprêtons à commencer et représente un moment précieux pour gagner en efficacité sur toute la journée (cela évite les échanges incessants qui plombent rapidement la productivité de chacun).

Le soutien de nos clients 

Puisque le confinement n’a pas empêché Stratenet de poursuivre ses activités (bien au contraire !), nous avons pu continuer à soutenir l’ensemble des projets de nos clients, voire même les renforcer.

Les renforcer ? Effectivement, les entreprises digitalisées, et particulièrement nos clients, ont observé à quel point elles disposent, dans une situation telle que celle du covid-19, d’un formidable moyen de poursuivre leur activité de manière normale (ou presque tout du moins).   

En effet, malgré le confinement et donc l’impossibilité pour les clients Stratenet de tout contact physique avec de potentiels leads / clients, nous avons été capables d’aider nos clients à traverser cette épreuve “covid-19” via le développement de campagnes marketing et sales appropriées à une telle situation. 

Ainsi, malgré que le confinement ait été prolongé jusqu'à mi-mai , nombreux sont les clients Stratenet ayant décidé de rendre cette période fructueuse pour leur entreprise.  Plus précisément,  le confinement a été l’occasion pour eux de : 

• Être proactif dans la communication de crise face à un telle situation ;
• Repenser leur stratégie et davantage digitaliser leur offre ;  
• Développer leur département sales sur le digital ;
• etc. 

Bien entendu, toute cette agilité leur a été possible en raison de la solution Hubspot que l’ensemble de nos clients utilisent. Gérer leur activité, même ralentie, grâce au digital et au développement de campagnes inbound leur a permis d’affronter cette période plus sereinement. 

Leurs outils : 

• HubSpot Marketing : un CRM tout-en-un pour gérer l’ensemble de leurs canaux digitaux en synergie (réseaux sociaux, campagnes emails, lead nurturing, blog d’entreprise, landing pages, …) et ainsi communiquer au mieux auprès de chacun de ses prospects / clients.
  
  
• Hubspot sales : destiné à leur département vente, cette solution leur permet de suivre l’évolution de chacun de leurs prospects dans leur parcours d’achat, de gérer chacune de leurs opportunités commerciales, de prospecter via des séquences e-mails, de planifier des rendez-vous, gérer leurs pipelines de vente... 

Quelques conseils  : post confinement, on fait quoi ? 

Cette période nous a tous prouvé à quel point l’avenir est incertain. Cette situation nous laisse donc à prendre du recul : ne serait-ce pas un signe et une leçon pour justement renforcer votre présence en ligne ou développer vos activités de manière plus intensive sur le digital ? 

Plus vous anticipez de tels événements dès maintenant, plus votre entreprise sera préparée aux situations complexes qui pourraient resurgir dès demain. Il y a tellement de possibilités pour continuer à développer son activité malgré les contraintes dans lesquelles nous avons vécu durant ces dernières semaines qu’il serait dommage de ne pas les envisager !   

Travail à distance : le retour d’expérience d’une stagiaire 

Pour vous ou vos collaborateurs, le télétravail n’est pas une situation des plus adéquates pour continuer à travailler comme on en avait tous l’habitude avant la crise. Au regard de la situation de déconfinement qui se dessine, le retour au bureau ne sera que progressif et votre situation ne devrait pas vraiment évoluer au cours de ces prochaines semaines. 

Ainsi, voici mon retour d’expérience et mes quelques clés en tant que stagiaire inbound “confinée” pour vous aider à faire d’une situation de télétravail un moment propice à votre épanouissement professionnel. 

Ressentis et apprentissages post-confinement 

Á l’aube de la possible reprise vers laquelle nous nous dirigeons, je réalise à quel point, au-delà de toutes compétences professionnelles qui soient, la confiance envers les autres et la maîtrise de ses émotions sont des facteurs de savoir-être très important pour continuer à avancer dans une situation inconnue.  

Personnellement, j’ai vécu le télétravail non pas comme une contrainte mais plutôt comme une expérience qui m’a permis de confirmer ma capacité naturelle à m’autodiscipliner et ce, malgré la distanciation physique avec mon équipe de travail. Bien que notre agence utilise des outils de suivi de tâches et de gestion de projets, cette situation m’a confirmé mon intérêt à être au maximum en collaboration avec l’équipe Stratenet : sans elle, je n’aurais pas eu la chance de continuer à évoluer et développer mes compétences professionnelles. Malgré ça, je pense que le partage en visio ne remplace pas la valeur des interactions physiques dans une équipe. Certes notre équipe est restée et est d’ailleurs très efficace en télétravail mais je pense qu’un mix télétravail et présentiel permet une interaction plus motivante !  

Mes quelques conseils de stagiaire confinée 

Pour beaucoup, le télétravail restera la norme dans les semaines voire les mois à venir... Alors, autant partager nos expériences pour nous aider mutuellement à installer dans notre routine quotidienne quelques astuces en vue de préserver notre bien-être et tonicité. 

Pendant le confinement j’ai veillé à conserver au maximum mes routines habituelles. Voici les 3 promesses que je me suis faites pour ne pas perdre pied et préserver ma motivation au top !  

Garder une routine de travail 

Chaque matin, je me suis levée à une même heure que lorsque je devais me rendre dans l’agence Stratenet. J’en ai d’ailleurs profité pour utiliser mon temps de trajet habituel pour commencer mes journées de travail de bonne heure étant donné le travail parallèle que je devais réaliser dans le cadre de ma formation de Master. 

Ainsi, si certains ont éprouvé des difficultés à rester motivé, j’ai, au contraire eu du mal à ne pas surcharger certaines de mes journées : les échéances de tous mes travaux scolaires se rapprochant, il a fallu mettre le paquet ! J’ai donc plutôt vécu ce confinement de manière assez intense… 

S’octroyer des moments de pause 

Ils sont indispensables pour garder la motivation et être efficace tout au long de la journée. Pour rester efficace, je m’octroie des temps de pause à heures fixes tous les jours : me fixer des heures me permet de me motiver lors des temps de travail mais aussi de cadrer mes temps de pause afin de ne pas perdre en motivation lorsque je suis sur ma lancée de tâches à réaliser. 

Continuer ses activités / passe-temps personnels 

Afin de ne pas avoir le sentiment de me replier sur soi-même et de ne pas déprimer pendant cette période de confinement, j’ai tenté de garder au maximum toutes mes activités hebdomadaires (ou tout du moins à les adapter à la situation de confinement) afin de maintenir mon dynamisme. S’octroyer des moments de lâcher prise est pour moi indispensable pour ménager sa santé mentale, son état émotionnel et surtout être efficient dans son travail quotidiennement ! 

Et vous, comment votre organisation et ses équipes se sont-elles organisées face à la crise du covid-19 ? 

Votre organisation en interne est-elle optimale pour gérer vos équipes marketing et de vente à distance ? Celles-ci disposent-elles des outils leur permettant de continuer leurs activités en toute situation ? 

Si vous n’avez pas encore fait le pas vers la digitalisation de vos process marketing et ventes, qu’attendez-vous (encore) pour passer à l’action ?