Chaque fois que vous apportez une modification à la pile technologique de votre entreprise, des objections ne manqueront pas de surgir. Les gens hésiteront à abandonner les outils qui leur sont familiers. Ils pourraient craindre de ne pas avoir le temps d'apprendre quelque chose de nouveau. Ils peuvent être stressés à l'idée de changer leurs processus actuels. Il se peut même que certains membres de l'équipe n'apprécient pas le nouveau logiciel que vous adoptez.
Le changement … ça fait peur. Il est donc essentiel de pouvoir le gérer.
Si vous voulez réussir la mise en œuvre d'un nouveau logiciel, vous ne pouvez pas laisser ces objections s'envenimer sans y répondre. La gestion du changement ainsi qu’un plan de déploiement structuré peuvent vous aider à surmonter ces problèmes pour une meilleure adoption mais aussi pour une meilleure relation de vos équipes avec le logiciel à long terme.
Comment s’assurer un déploiement harmonieux ?
Le processus d'adoption d'une nouvelle plateforme débute bien avant de commencer à mettre en place quoi que ce soit. Vous devez vous assurer que la plateforme que vous choisissez est réellement de qualité.
1. Évaluez le logiciel et posez-vous des questions telles que :
- Le logiciel est-il facile d’utilisation ?
- Permettra-t-il aux employés de mieux faire leur travail ?
- Permettra-t-il aux employés de gagner du temps ?
- Possède-t-il toutes les caractéristiques et fonctionnalités nécessaires ?
- S'intègre-t-il avec les autres composants de votre pile technologique ?
- La feuille de route du produit s'aligne-t-elle sur la trajectoire de croissance de votre entreprise ?
En ayant une explication concrète et rationnelle des raisons pour lesquelles vous adoptez ce logiciel, il vous sera plus facile de faire accepter cet objectif de changement, mais également, d’aligner vos équipes vers ce nouveau projet de transformation.
Dans la plupart des cas, une fois que vous avez pris la décision d'adopter un nouveau logiciel, vous devez commencer à en parler avec votre équipe afin de l’en informer le plus tôt possible. Toutefois, dans certains cas, si vous savez que la décision risque de bouleverser beaucoup de personnes, il peut être judicieux d'attendre, pour informer votre équipe, d'avoir un plan de déploiement complet prêt à leur être présenté. Dans les deux cas, l'objectif de ces communications doit être d'apaiser la nervosité face au changement.
Les gens redoutent souvent la perspective de changer de pile technologique, et plus l'outil est intégré à leur travail journalier, ou, plus le nombre de personnes utilisant l'outil mis en place est important, plus ce processus peut sembler effrayant.... et c’est bien normal !
Le fait d'être averti à l'avance du changement à venir permet à votre équipe de se préparer mentalement. Il vous donne également la possibilité de susciter un certain enthousiasme pour le nouvel outil. Rappelez à chacun les faiblesses de vos systèmes actuels et soulignez les bénéfices et les améliorations qu'ils verront avec le nouveau logiciel. Présentez quelques captures d'écran du nouvel outil ou d'autres teasers sur ce que peut faire ce nouveau logiciel pour susciter l'enthousiasme de tous.
2. Une autre façon de combattre cette peur du changement est d'expliquer explicitement chacune des étapes qui se dérouleront au fur et à mesure de la mise en œuvre du logiciel.
Exposez les plans de déploiement du nouveau logiciel et le “phase out” des outils qu'il remplacera. Apprendre un nouvel outil, transférer des informations de l'ancien vers le nouvel outil et gérer une charge de travail normale peut être éprouvant pour les nerfs, donc laissez le moins d'incertitude possible.
Au fur et à mesure que vous progressez dans vos plans et dans le processus de mise en œuvre, continuez à communiquer sur ce qui se passe. Fournissez des mises à jour et des rappels continus afin que personne n'oublie l'adoption du nouveau logiciel.
Formations avant, pendant et après le déploiement
Prévoir des sessions de formation, des vidéos et des ressources avant le lancement afin que votre personnel puisse se mettre au travail est une excellente idée, mais cela n'intéressera pas tout le monde et il y a une limite à ce que vous pouvez faire puisque personne ne sera encore dans le nouvel outil.
Cependant, une formation avant le lancement peut aider à définir les attentes de chacun et permettre de valoriser plus rapidement le logiciel une fois qu'il sera mis en œuvre.
Une fois le logiciel mis en place, vous devriez organiser des formations approfondies avec toutes les personnes qui utiliseront ce nouvel outil. Vous pouvez commencer par une formation de haut niveau pour présenter la plateforme à tous, mais vous devrez également créer des formations plus personnalisées pour chaque équipe.
Ces formations spécifiques à l'équipe vous permettent de mettre en évidence les caractéristiques du logiciel propres aux différents rôles et de laisser les gens poser des questions sur le logiciel qui sont spécifiques à leur travail quotidien. Si différents employés utilisent le logiciel de différentes manières, ils auront des questions différentes à son sujet.
Une fois la plate-forme entièrement déployée, ces formations ne devraient pas s'arrêter complètement. Les logiciels évoluent au fil du temps, tout comme vos processus d'entreprise. Vous devez donc continuer à former votre équipe aux nouvelles mises à jour et à renforcer les meilleures pratiques.
Toutes vos sessions de formation et tous vos documents devraient être disponibles quelque part pour référence future. Il se peut que les gens ne commencent pas immédiatement à utiliser toutes les fonctionnalités qu'ils ont apprises lors de votre formation initiale et que, quelques mois plus tard, ils ne se souviennent plus de tout ce qu'ils ont appris.
Une bibliothèque de formation contenant des vidéos et des articles peut vous aider à cet égard et faciliter l'intégration des nouveaux employés dans le logiciel à l'avenir. En plus des ressources que vous créez et qui sont spécifiques à la façon dont vos employés utiliseront le logiciel, vous pouvez également promouvoir les documents du créateur de la nouvelle plate-forme. La plupart des logiciels disposent de bases de connaissances et de vidéos sur la manière d'exploiter leur outil, ce qui vous permet de renforcer votre équipe et de gagner du temps dans la création de matériel de formation.
Pour conclure
Il est important d'obtenir l'adoption de logiciels dans toute votre entreprise, car cela permet d'assurer la cohérence de votre pile technologique et de vos processus.
Si un membre de l'équipe utilise un outil différent de celui des autres, toutes les informations qu'il traite peuvent ne pas être accessibles aux autres membres de l'équipe. Cela peut entraver la collaboration et la communication si les fichiers sont incompatibles ou si les données ne sont pas transmises correctement.
Mais la cohérence de vos processus commerciaux est essentielle pour répondre aux attentes que vous fixez à vos prospects et clients.
- Si un responsable de compte n'utilise pas le même outil de gestion de projet que le reste de son équipe, ses tâches peuvent être négligées.
- Si un représentant commercial n'utilise pas le CRM de l'entreprise, les clients qu'il conclut peuvent avoir de mauvaises expériences d'intégration parce que les détails appris à leur sujet au cours du processus de vente n'ont pas été transmis.
- Si un représentant de l'assistance ne documente pas ses communications dans votre système de ticketing/support, il se peut que la résolution des tickets prenne plus de temps ou que les clients reçoivent des réponses en double.
En fin de compte, un manque d'adoption du logiciel peut nuire à la réputation de votre entreprise, il est donc vital de s'efforcer de surmonter les objections dès le départ.
