Que vous utilisiez ou non un CRM auparavant, il est fort probable que vous deviez migrer vos données clients existantes.
La première étape consiste alors à faire l'inventaire de toutes les données qui existent dans vos systèmes d'information actuels. Lors de cette étape, assurez-vous que vos données soient exactes et à jour, effacez les données non pertinentes et corrigez toutes les entrées qui doivent être reformatées ou révisées.
C’est à ce moment qu’il convient de déterminer quelles sont les données à migrer et comment les traduire pour qu’elles aient du sens dans HubSpot.
Voici ce qu'il faut impérativement vérifier avec de migrer des données :
- Quelles données doivent être nettoyées ?
- Quelles données faut-il mettre à jour ?
- Y a-t-il des doublons qui doivent être fusionnés ?
- Avez-vous besoin d'apporter des modifications de formatage au fichier .CSV à partir de votre ancien système ?
Lorsque que vous avez vérifié l’ensemble de vos informations, et avant d'effectuer une importation en masse, commencez à migrer une petite partie d’entre elles pour vous assurer qu’elles arrivent à l’endroit opportun et sans erreur. Si la migration s’effectue correctement, vous pouvez procéder l'import complet.
Voici les tâches de migration que vous devez effectuer lors de l'onboarding HubSpot :
- Migration d'objets vers des objets HubSpot standard (y compris les contacts, les entreprises, les offres et les tickets de service client)
- Migrer les propriétés des objets vers les propriétés standard d’HubSpot (y compris les numéros de téléphone, les emails, les industries, les étapes du cycle de vie, etc.)
- Migrer les propriétés d'un objet personnalisé en créant de nouvelles propriétés personnalisées dans HubSpot
Méthodes de migration
Ci-dessous, découvrez les différentes méthodes possibles pour migrer vos données dans le CRM HubSpot :
- Import de fichier .CSV
Cette méthode vous est destinée si vous disposez de données se situant dans un CRM hors ligne. Pour migrer ce type de données, vous devez d’abord les convertir au format .CSV. C’est possible de le faire via divers outils (Excel, Google Sheets…).
- Installation d'une application tierce
Une autre solution pour transférer des données dans le CRM HubSpot consiste à les intégrer à d'autres outils tels que Mailchimp, Salesforce ou encore Quickbooks.
L'avantage de cette méthode réside dans le rapprochement des données de part et d'autre de vos outils. De cette manière, toutes les modifications que vous effectuez dans un système sont automatiquement répliquées dans les autres.
- Intégration/migration de l'API.
Pour les intégrations d'API, nous vous recommandons de faire appel à un tiers pour gérer le développement d'API ou les services ETL (Extract - Transform - Load) étant donné la complexité de la base de données HubSpot.
Sachez que la documentation de l'API HubSpot est accessible à tous via cette adresse : https://developers.HubSpot.com/docs/overview.
- Importer des offres existantes
Une fois que vous avez défini votre processus de vente et mis en place votre pipeline, vous pouvez importer les offres existantes dans votre nouveau CRM.
Avant l’import, mettez en correspondance les étapes de votre CRM précédent (le cas échéant) avec les étapes du CRM HubSpot.
Pour pouvoir stocker certains types de données, vous aurez peut-être besoin de créer des propriétés d’offres personnalisées.
Par exemple, si vous avez un champ personnalisé intitulé "probabilité de conclure la vente" associé à vos données d'opportunité, vous devrez créer cette propriété personnalisée avant d’importer les données y étant associées dans HubSpot.