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Par: Greg Dirick

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11 Juillet 2022

Améliorer l'expérience du candidat via l'automatisation du recrutement ?

Hubspot | RH

Face à la pénurie actuelle de talents, les entreprises sont impatientes de présenter de nouveaux candidats à leurs équipes. Mais avant que les candidats ne puissent rejoindre votre équipe, ils devront passer avec succès au travers de votre processus d'embauche, qui comprend toutes les interactions qu'un membre potentiel de l'équipe a avec votre entreprise tout au long du processus de recrutement.

Chacune de ces interactions a un impact sur l'expérience du candidat, qui influence à son tour le choix des candidats d'accepter ou non votre offre d'emploi et la façon dont ils perçoivent l'ensemble de votre marque. Une expérience positive pour le candidat est absolument essentielle à la réussite de tout effort de recrutement. Pour accélérer le processus de recrutement tout en maintenant une expérience positive pour le candidat, de nombreuses entreprises se tournent vers l'automatisation.

Pourquoi l'expérience du candidat est-elle importante ?

Le processus de recrutement peut être stressant, long et coûteux pour toute organisation. Ces défis sont exacerbés par la pénurie mondiale de main-d'œuvre, ce qui ajoute encore plus de frustration au processus. Pour les recruteurs, il est crucial de cultiver une expérience positive pour les candidats. 

Quelques chiffres sur l'expérience Candidat

  • 78 % des candidats affirment que leur expérience globale en tant que candidat est un indicateur de la façon dont une entreprise valorise ses employés.

  • Plus de 80 % des personnes interrogées affirment que leur expérience en tant que candidat peut les faire changer d'avis sur une offre d'emploi.

  • Près de 60 % des demandeurs d'emploi ont vécu une mauvaise expérience en tant que candidat. 72 % d'entre eux disent avoir partagé leur expérience négative en ligne sur des sites d'évaluation des employeurs.

  • 80 % des demandeurs d'emploi déclarent qu'ils ne postuleraient pas à nouveau auprès d'une entreprise qui ne les informe pas de l'état de leur candidature, mais 65 % d'entre eux disent qu'ils ne reçoivent que rarement ou jamais cette information.

L'efficacité et la réactivité constituent un moyen important pour les employeurs d'influencer positivement l'expérience du candidat. La plupart des candidats postulent et passent des entretiens pour plusieurs emplois et sont désireux de progresser rapidement dans le processus d’embauche.

Pour y parvenir, les recruteurs doivent rapidement examiner les candidatures, planifier les entretiens, les mener et assurer le suivi en proposant un deuxième entretien ou en exprimant leurs regrets si la personne ne convenait pas. Heureusement, l'automatisation du processus de recrutement peut aider les employeurs à surmonter ces difficultés et à améliorer considérablement l'expérience du candidat.  

4 étapes pour  automatiser votre processus de recrutement et améliorer l'expérience candidat.

Les étapes ci-dessous peuvent vous aider à établir les bonnes bases pour l'automatisation et le suivi du recrutement.

Étape 1 : Créez un Persona pour votre candidat idéal

Il est essentiel de définir votre candidat idéal avant le début du processus de recrutement, tout comme vous définiriez des buyer personas pour vos clients idéaux. Pour ce faire, posez-vous une série de questions en imaginant à quoi ressemblerait le membre idéal de votre équipe.

Voici quelques questions utiles :

  • Quelles connaissances et quelles expériences possèdent-ils ?
  • Quels sont leurs objectifs pour ce poste ?
  • Quelle est son attitude ?
  • Comment gèrent-ils les conflits ou les complications ?
  • Qu'est-ce que vous ne voulez pas chez un candidat ?

Répondre à ces questions vous aidera à créer une esquisse de ce que vous recherchez chez un bon candidat, ce qui peut vous aider à présélectionner les candidats avant un entretien. La présélection vous permet de gagner du temps, tant pour les candidats que pour vous-même.

Pour ce faire, vous pouvez demander aux candidats de répondre à quelques questions avant l'entretien, organiser un entretien téléphonique rapide, lui demander de réaliser une vidéo avec des questions auxquelles il doit répondre ou même sélectionner les candidats sur la base de leur curriculum vitae.

Ces informations peuvent vous aider à comparer les candidats et à minimiser le nombre d'entretiens en face à face qui n'aboutissent pas. Grâce à la définition d'un persona et à la présélection des candidats, il est plus probable que vous rencontriez les candidats les mieux adaptés au poste. Plus les candidats sont adaptés, plus ils ont de chances d'avoir une réponse rapide et de profiter du processus de recrutement. Qu'un candidat passe ou non à l'étape de l'embauche, il aura très certainement vécu une expérience positive de votre processus d’embauche.

Un autre avantage de la création d'un buyer persona pour votre candidat idéal est qu'elle vous aide à rendre votre marketing de recrutement plus efficace et plus humain. Dans cette optique, vous pouvez également poser des questions supplémentaires pour affiner ce buyer persona :

  • À quelles organisations professionnelles cette personne participe-t-elle ?
  • Quelles sources d'information en ligne cette personne préfère-t-elle ?
  • Comment (et où) cette personne s'engage-t-elle en ligne ?

Ces questions peuvent être particulièrement importantes pour entrer en contact avec des candidats passifs. Les réponses vous aideront à atteindre ces personnes là où elles sont déjà en ligne, puisque vous n'entrerez pas nécessairement en contact avec elles par le biais de sites d'emploi ou d'offres d'emploi.

Étape 2 : Créez une landing page dédiée pour les candidats

Un autre excellent moyen d'accélérer le processus de recrutement et d'améliorer l'expérience des candidats est d'utiliser une landing page pour les candidats. Il s’agit d’une page dédiée à une offre spécifique sur le site web de votre entreprise, conçue à des fins de recrutement.  Elle peut s'avérer très utile, car elle offre aux candidats potentiels une voie claire vers une candidature. Supposons que les candidats trouvent une offre d'emploi sur votre site web ou sur un site tiers d'annonces d'emploi. Dans ce cas, ils peuvent être automatiquement redirigés vers votre landing page, qui informera instantanément les recruteurs une fois le formulaire rempli.

Vous pouvez concevoir cette landing page pour limiter les candidats à ne postuler qu'à un seul poste, en veillant à ce qu'ils choisissent le poste qui correspond le mieux à leurs compétences et à leur expérience plutôt que n'importe quel poste. Avant tout, ces pages sont un outil exceptionnel pour en savoir plus sur vos candidats et personnaliser le processus de candidature comme vous le souhaitez. De plus, elles sont beaucoup plus pratiques et efficaces pour les recruteurs que les méthodes de candidature traditionnelles. Par conséquent, les candidats recevront une réponse des recruteurs beaucoup plus rapidement, ce qui leur permettra d'entamer rapidement le processus d'entretien.

Le principal avantage de l'utilisation d'une landing page sur le site de votre entreprise pour les demandes d'emploi est que vous pouvez conserver toutes les données dans votre propre CRM - et vous pouvez généralement recueillir plus de données que celles que vous obtiendriez d'un site Web externe de publication d'offres d'emploi.

Par exemple, grâce aux cookies, vous serez probablement en mesure de collecter des informations sur les pages Web que les candidats ont visitées, ainsi que sur les autres moyens par lesquels ils ont interagi avec votre entreprise en ligne (comme les abonnements, ouvertures et clics de courrier électronique, ou les interactions sur les réseaux sociaux).

Étape 3 : Proposez une planification des entretiens en libre-service.

Après le processus de candidature et la présélection, les recruteurs doivent planifier les entretiens avec les candidats admissibles. Avec de nombreux candidats qui se présentent aux entretiens, la planification peut devenir un vrai casse-tête pour les recruteurs. C'est pourquoi il est essentiel pour les recruteurs de trouver un outil automatisé de planification des entretiens.

La plupart des CRM offrent une certaine forme de planification automatisée, où vous pouvez définir les paramètres de votre calendrier et la durée des réunions. Les candidats peuvent ensuite choisir un moment qui vous convient à tous les deux, sans qu'il soit nécessaire de faire des allers-retours avec des emails pour convenir d’une date.  Ils recevront une confirmation automatique et la réunion sera ajoutée à votre calendrier.

Ainsi, les entretiens sont programmés rapidement et efficacement, sans qu'il soit nécessaire d'échanger des emails sur des disponibilités contradictoires. Les entretiens sont donc programmés rapidement, ce qui permet aux recruteurs et aux candidats de donner la priorité aux entretiens et de rentabiliser leur temps au mieux.

Étape 4 : Automatisez le suivi lorsque c'est nécessaire

Vous vous souvenez peut-être de la statistique ci-dessus, selon laquelle la plupart des candidats ne reçoivent jamais de mises à jour sur leur statut d'embauche, ce qui peut avoir un impact sur leur perception de votre entreprise. Il est crucial de maintenir la communication avec les candidats, même si vous décidez d'embaucher un autre candidat. Un candidat peut ne pas convenir à ce poste spécifique ou à ce moment précis, mais il peut être mieux adapté plus tard. C'est pourquoi vous devez entretenir une relation positive avec les candidats pendant toute la durée de leur expérience.

Un excellent moyen d'y parvenir est de tenir les candidats informés tout au long du processus de recrutement. Si vous avez choisi de retenir un autre candidat, vous pouvez automatiser les courriels pour informer les candidats de cette décision. Bien qu'il puisse être décourageant de partager une telle nouvelle, les candidats seront reconnaissants d'être informés afin de pouvoir passer à d'autres opportunités. Même si le candidat ne rejoint pas votre équipe maintenant, il a eu une expérience positive et a senti que vous avez respecté son temps. En conséquence, ce candidat peut postuler à nouveau à l'avenir, lorsqu'il correspondra mieux à vos besoins.

Les recruteurs peuvent également envisager de créer un questionnaire automatique après l'entretien pour les candidats qui ont participé au processus de recrutement. Une telle enquête peut fournir aux recruteurs des informations leur permettant d'améliorer leur processus de recrutement à l'avenir et d'évaluer dans quelle mesure ils cultivent une expérience positive pour les candidats. De nombreuses plates-formes CRM permettent aux recruteurs d'automatiser ce processus, leur fournissant ainsi des informations de manière efficace.

Une autre opportunité souvent ignorée de l'automatisation du recrutement est la sensibilisation lorsque vous avez une nouvelle offre d'emploi. Au fil du temps, vous aurez une base de données assez importante d'anciens candidats, ainsi que des informations sur le type de poste qu'ils recherchent. Vous pouvez segmenter cette liste de contacts en fonction des intérêts professionnels et envoyer un email aux personnes concernées lorsqu'une opportunité pertinente est disponible. Remarque : cette technique fonctionne mieux si vous avez déjà offert une excellente expérience aux candidats la première fois !

Afin d'améliorer l'expérience candidat, utilisez les bons outils automatiser votre recrutement


Bien qu'il existe des logiciels spécialisés dans l'automatisation du recrutement, ces solutions peuvent être coûteuses, en particulier pour les PME ou les startups. Si vous êtes malin, vous pouvez utiliser les outils que vous avez déjà dans votre CRM et votre CMS pour automatiser certaines parties de ce processus. Après tout, il s'agit essentiellement de créer des landing pages, d'envoyer des emails automatiques et d'utiliser des liens de réunion. Toutes ces fonctions devraient être disponibles dans votre système de marketing et de vente.

Notre outil préféré pour le recrutement reste bien entendu HubSpot. Comment ne pas l'aimer ? Cette plateforme robuste rassemble tous les outils de marketing et de vente dont vous avez besoin pour vous lancer dans l'automatisation du recrutement. Et le Service Hub vous permet également d'utiliser un système de billetterie pour le suivi des candidats. Gartner vient de nommer HubSpot leader du Magic Quadrant dans le domaine de l'automatisation du marketing B2B, et la plateforme offre également des remises substantielles aux startups qualifiées.

A lire également : 4 avantages de HubSpot pour le recrutement.

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About Greg Dirick

HubSpot Certified Trainer / Growth Marketing Consultant